E-Mail Archivierung ab sofort Pflicht

E-Mail Archivierung ab sofort Pflicht

Ab dem 1. Januar 2017 gelten für den geschäftlichen E-Mail Verkehr die “Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” (GoBD. Das Schreiben des BMF finden Sie hier verlinkt) in verschärfter Form.

Die seit 2014 gültigen Grundsätze werden ab diesem Jahr von den Finanzbehörden ohne weitere Schonfristen durchgesetzt und beinhalten damit auch in vollem Umfang die E-Mail Archivierung.

 

Was heißt das für Sie als Unternehmer konkret?

  • Alle Mails, die geschäftsrelevant sind, müssen genau wie “gedruckter” Schriftverkehr archiviert werden
  • Die archivierten Mails müssen unveränderbar abgespeichert werden (revisionssicher). Einmal im Archiv gespeicherte Mails dürfen erst nach Ablauf der Archivierungsfristen gelöscht werden können.
  • Die Verarbeitung der einzelnen Geschäftsvorfälle muss nachvollziehbar sein. Wie die Mails in das Archiv gelangt sind, wer sie archiviert hat und wer Zugriffsrechte hat, muss nachvollziehbar und prüfbar sein.
  • Die geschäftsrelevanten Mails dürfen nicht planlos gesammelt werden. Es ist also nicht im Sinne der GoBD, das der Benutzer entscheidet, welche Mails relevant für einen Geschäftsvorfall sind und welche nicht. Man geht aktuell davon aus, das aus diesem Grund nur eine vollständige Archivierung absolut rechtssicher ist (Werbung, Spam- oder Junk-Mails natürlich ausgeschlossen)
  • Die Aufbewahrungsfristen entsprechen denen von gedruckten Dokumenten (also zwischen 6 und 10 Jahren)
  • Nach Randnotiz 119 der GoBD muss Formgleichheit gewahrt sein. Eine angehängte PDF Rechnung auszudrucken und in Papierform zu archivieren ist also nicht formgleich und damit nicht gesetzeskonform archiviert.
  • Das Archiv muss zukunftssicher sein. Es muss gewährleistet sein, das die gesicherten Mails auch noch am Ende der Archivierungsfrist gelesen werden können
  • Sie müssen Ihren Mitarbeitern schriftlich vor Beginn der Archivierung die Nutzung für private Zwecke untersagen

 

Falsche Informationen!

Leider bekommen viele unserer Kunden von ihrem Steuerberater oder von anderer Stelle zu diesem Thema völlig falsche Informationen. Eine E-Mail Archivierung auf einen USB Stick oder eine externe Festplatte erfüllte aus folgenden Gründen garantiert nicht die gesetzlichen Vorgaben:

  • Auf einem Stick oder auf einer USB Festplatte gespeicherte Mails oder deren Anhänge sind nicht manipulationssicher oder revisionssicher gespeichert. Es lassen sich keine Zugriffsrechte konfigurieren.
  • Ein USB Stick oder eine Festplatte ist kein zuverlässiges Backup MediumE-Mail Archivierung Mailarchivierung Mailarchiv GoBD.
  • Eine Archivierung auf dem PC, der die Mails enthält, ist absolut unsicher, da Festplatten jederzeit ausfallen können. Der PC kann außerdem gestohlen werden, es kann ein Wasser- oder Brandschaden eintreten.
    (Im GoBD heißt es hierzu sinngemäß: “…das eingesetzte Datenverarbeitungssystem muss gegen Verlust und gegen unerlaubte Eingaben oder Manipulationen geschützt sein. Ist das nicht gegeben, so wird die Buchführung als formell nicht mehr ordnungsgemäß bezeichnet!)
  • Ein Prüfer der Finanzbehörden muss sofortigen Zugriff haben. Er wird sich keine Software installieren oder Programme zum Entpacken. Die Folge: er betrachtet die E-Mail als nicht vorhanden und schätzt bestenfalls Ihre Steuer oder verhängt ggf. natürlich auch Bußgelder.
  • Die Archivfunktionen von verschiedenen E-Mail Programmen haben rein gar nichts mit oben genannten Archivierungen zu tun. Hier werden lediglich Mails in andere Ordner verschoben!

Nach intensiven Recherchen und einer Vielzahl von Gesprächen mit verschiedenen Dienstleistern/Anbietern von Archivierungslösungen haben wir für unsere Kunden einige Lösungen für verschiedene Anforderugen ausgewählt.

Die Produkte, die wir anbieten, erfüllen alle Anforderungen an eine revisionssichere, gesetzeskonforme und zukunftssichere E-Mail Archivierung!

 

 

Ab sofort kostenlose Servicenummer

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Wie erstelle ich ein sicheres Kennwort?

Wie erstelle ich ein sicheres Kennwort?

Sicheres Kennwort erstellen: eine kurze Anleitung

Vor kurzem hat unser Provider schnied.net aus Offenbach uns darauf hingewiesen, dass Hacker doch immer wieder versuchen, die Webseiten unserer Kunden zu “knacken”. Dabei versuchen sie mit sogenannten Brute-Force Attacken das Kennwort zu ermitteln. Gegen diese Angriffe hilft am besten ein sicheres Kennwort!

 

Methode 1: Vokale weglassen

Ein solches, sicheres Kennwort zu erstellen ist eigentlich ganz einfach. Zum Beispiel nehmen Sie einen Ihnen gut geläufigen Begriff, wir benutzen in unserem Beispiel mal das Wort “Apfelsaft“. Als erstes streichen wir die Vokale (a, e, i, o, u) raus. Übrig bleibt “pflsft“. Jetzt wechseln wir immer bei jedem zweiten Buchstaben von Groß- auf Kleinschreibung. Das sähe dann so aus: PFlsFT. Jetzt setzen wir nach jedem Wechsel noch Zahlen oder Sonderzeichen ein, zum Beispiel ihr Geburtsjahr 1983. Dann haben wir als Kennwort Ergebniss: PF1ls9FT83. Nun noch ein Sonderzeichen am Anfang und am Ende und ein ordentliches, sicheres Kennwort ist erzeugt: !PF1ls9FT83?

 

Methode 2: Buchstaben durch Zahlen ersetzen

Eine weitere, einfache Methode für ein sicheres Kennwort ist das Ersetzen von Buchstaben durch Zahlen. Mit dieser “Ersetzungstechnik” werden immer noch verschiedene Verschlüsselungssysteme konstruiert.

Nehmen wir wieder unser Beispiel und ersetzen bestimmte Buchstaben durch Zahlen. Möglich sind hier aufgrund ihrer Ähnlichkeit zu den eigentlichen Buchstaben zum Beispiel die folgenden Ersetzungen:

1 = I (i)
2 = Z

3 = E
4 = A
5 = S
6 = G
8 = B
9 = q
(0 = O: ungünstig, da man beide leicht verwechseln kann)

Aus unserem Apfelsaft würde dann: 4PF3154FT … das lässt sich fast sogar noch gut lesen! Auch hier vorne und hinten noch ein Sonderzeichen dran und fertig ist ein bombensicheres Kennwort: *4PF3154FT!

Auf den ersten Blick sieht das sehr schwierig aus, aber das Sie ja für die Erstellung eine gewisse Logik verwendet haben, ist das Kennwort schon nach kurzer Zeit auswendig gelernt.

Es gibt verschiedene Seiten im Internet, die den “Service” Ihnen ein Kennwort zu generieren, auch anbieten. Da man nie sicher sein kann, ob der Seitenbetreiber seriös arbeitet, sollte man lieber die oben beschriebenen Methoden verwenden.

Bitte verwenden Sie die hier gezeigten Kennworte nicht mehr! 😉 Und wenn Sie dann ein gutes Kennwort entwickelt haben, schreiben Sie es bitte nicht auf ein Post-It und kleben es an Ihren Monitor! 😉

Facebook “Gefällt mir” Button abmahnfähig

Facebook “Gefällt mir” Button abmahnfähig

Die Praxis von Facebook, auch Daten an ihr eigenes Netzwerk zu übertragen, wenn ein Benutzer nicht bei Facebook angemeldet ist, wurde vom Landgericht Düsseldorf vor kurzem als rechtswidrig erklärt und abgemahnt.

Die Verbraucherzentrale Nordrhein-Westfalen hatte gegen den Bekleidungshändler Peek und Cloppenburg Klage eingereicht, da das PlugIn mit dem ausgestreckten Daumen bereits Daten an Facebook übermittelt hat, wenn lediglich die Seite aufgerufen wurde. Die Verbraucherzentrale hat bisher 6 Unternehmen wegen des “Gefällt mir” Buttons abgemahnt. Ein Sprecher des Unternehmens Facebook hat jedoch mittlerweilen reagiert und erklärt, dass der Facebook Button gängige und akzeptierte Praxis im Internet sei.

IT Services hochquer.de empfiehlt allerdings bis zur vollständigen Klärung der Rechtslage, den Button auf der eigenen Webseite entweder vollständig zu entfernen oder eine Weiterleitung auf die eigene Facebook Seite zu hinterlegen und damit einer Abmahnung aus dem Wege zu gehen.


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