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E-Mail Archivierung ab sofort Pflicht

E-Mail Archivierung ab sofort Pflicht

Ab dem 1. Januar 2017 gelten für den geschäftlichen E-Mail Verkehr die “Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” (GoBD. Das Schreiben des BMF finden Sie hier verlinkt) in verschärfter Form.

Die seit 2014 gültigen Grundsätze werden ab diesem Jahr von den Finanzbehörden ohne weitere Schonfristen durchgesetzt und beinhalten damit auch in vollem Umfang die E-Mail Archivierung.

 

Was heißt das für Sie als Unternehmer konkret?

  • Alle Mails, die geschäftsrelevant sind, müssen genau wie “gedruckter” Schriftverkehr archiviert werden
  • Die archivierten Mails müssen unveränderbar abgespeichert werden (revisionssicher). Einmal im Archiv gespeicherte Mails dürfen erst nach Ablauf der Archivierungsfristen gelöscht werden können.
  • Die Verarbeitung der einzelnen Geschäftsvorfälle muss nachvollziehbar sein. Wie die Mails in das Archiv gelangt sind, wer sie archiviert hat und wer Zugriffsrechte hat, muss nachvollziehbar und prüfbar sein.
  • Die geschäftsrelevanten Mails dürfen nicht planlos gesammelt werden. Es ist also nicht im Sinne der GoBD, das der Benutzer entscheidet, welche Mails relevant für einen Geschäftsvorfall sind und welche nicht. Man geht aktuell davon aus, das aus diesem Grund nur eine vollständige Archivierung absolut rechtssicher ist (Werbung, Spam- oder Junk-Mails natürlich ausgeschlossen)
  • Die Aufbewahrungsfristen entsprechen denen von gedruckten Dokumenten (also zwischen 6 und 10 Jahren)
  • Nach Randnotiz 119 der GoBD muss Formgleichheit gewahrt sein. Eine angehängte PDF Rechnung auszudrucken und in Papierform zu archivieren ist also nicht formgleich und damit nicht gesetzeskonform archiviert.
  • Das Archiv muss zukunftssicher sein. Es muss gewährleistet sein, das die gesicherten Mails auch noch am Ende der Archivierungsfrist gelesen werden können
  • Sie müssen Ihren Mitarbeitern schriftlich vor Beginn der Archivierung die Nutzung für private Zwecke untersagen

 

Falsche Informationen!

Leider bekommen viele unserer Kunden von ihrem Steuerberater oder von anderer Stelle zu diesem Thema völlig falsche Informationen. Eine E-Mail Archivierung auf einen USB Stick oder eine externe Festplatte erfüllte aus folgenden Gründen garantiert nicht die gesetzlichen Vorgaben:

  • Auf einem Stick oder auf einer USB Festplatte gespeicherte Mails oder deren Anhänge sind nicht manipulationssicher oder revisionssicher gespeichert. Es lassen sich keine Zugriffsrechte konfigurieren.
  • Ein USB Stick oder eine Festplatte ist kein zuverlässiges Backup MediumE-Mail Archivierung Mailarchivierung Mailarchiv GoBD.
  • Eine Archivierung auf dem PC, der die Mails enthält, ist absolut unsicher, da Festplatten jederzeit ausfallen können. Der PC kann außerdem gestohlen werden, es kann ein Wasser- oder Brandschaden eintreten.
    (Im GoBD heißt es hierzu sinngemäß: “…das eingesetzte Datenverarbeitungssystem muss gegen Verlust und gegen unerlaubte Eingaben oder Manipulationen geschützt sein. Ist das nicht gegeben, so wird die Buchführung als formell nicht mehr ordnungsgemäß bezeichnet!)
  • Ein Prüfer der Finanzbehörden muss sofortigen Zugriff haben. Er wird sich keine Software installieren oder Programme zum Entpacken. Die Folge: er betrachtet die E-Mail als nicht vorhanden und schätzt bestenfalls Ihre Steuer oder verhängt ggf. natürlich auch Bußgelder.
  • Die Archivfunktionen von verschiedenen E-Mail Programmen haben rein gar nichts mit oben genannten Archivierungen zu tun. Hier werden lediglich Mails in andere Ordner verschoben!

Nach intensiven Recherchen und einer Vielzahl von Gesprächen mit verschiedenen Dienstleistern/Anbietern von Archivierungslösungen haben wir für unsere Kunden einige Lösungen für verschiedene Anforderugen ausgewählt.

Die Produkte, die wir anbieten, erfüllen alle Anforderungen an eine revisionssichere, gesetzeskonforme und zukunftssichere E-Mail Archivierung!

 

 

Ab sofort kostenlose Servicenummer

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Warum es wichtig ist die WordPress Plugins zu aktualisieren

Warum es wichtig ist die WordPress Plugins zu aktualisieren

WordPress ist ein sogenanntes CMS (Content Management System), mit dem sehr viele Webseiten erstellt wurden und für erweiterte Funktionen benötigt man Plugins. Diese Plugins in WordPress werden von den Herstellern regelmäßig aktualisiert und wenn Sie selbst eine WordPress Webseite pflegen oder verwalten, dann sollten sie unbedingt diese Plugins regelmäßig überprüfen und aktualisieren.

 

Warum ist das denn so wichtig?

Ihr Windows PC, ihr Handy, ja sogar die moderneren Fernseher benötigen regelmäßig Updates/Aktualisierungen. Diese Updates erweitern zum einen den Funktionsumfang, sie verbessern Funktionen und zum anderen -und das ist der entscheidende Punkt- sie schließen Sicherheitslücken! Diese eventuell vorhandenen Sicherheitslücken werden innerhalb kürzester Zeit von weniger netten Zeitgenossen genutzt, um ihre Internetseite zu kompromitieren und über ihre Webseite massenhaft Mails zu versenden zum Beispiel.

Wie kann ich meine Plugins von WordPress aktualisieren?

Im folgenden Bildschirmfoto sieht man, wo sie auf der Admin-Seite ihrer WordPress Installation ihre Plugins finden und wie sie diese mit einem einfachen Klick aktualisieren können.

  1. Suchen sie auf der linken Seite den Eintrag “Plugins” (relativ weit unten) und klicken diesen an
  2. Sie kommen dann in dieses Menü (je nach Version sieht das vielleicht leicht unterschiedlich aus):

Wordpress Plugins aktualisieren

Wählen sie durch Klick auf den kleinen, schwarzen Pfeil den Punkt “Aktualisieren” aus, markieren mit einem Häkchen alle Plugins, die aktualisiert werden sollen und klicken zum Abschluss auf “Übernehmen”.

Fertig! Ihre Webseite ist wieder ein großes Stück sicherer geworden, da die WordPress Plugins aktualisiert wurden.

Internetseite aufwerten mit einer Webcam

Internetseite aufwerten mit einer Webcam

Bilder sagen mehr als tausend Worte – mit einer Webcam erhält Ihre Webseite mehr Zugriffe und wird für Ihre Besucher interessanter!

Die Besucher Ihrer Webseite bleiben im Durchschnitt etwa 40 Sekunden bei Ihnen und diese Zeitdauer ist extrem vom Inhalt der Seite abhängig. Beobachten Sie sich selbst und Sie stellen schnell fest, das Sie auf Seiten mit interessanten Texten und vor allem mit schönen Bildern länger bleiben. Es gibt nichts langweiligeres als eine Seite, deren Inhalte sich nicht ändern.

Mit einer einfachen Webcam, die im Abstand von ein paar Minuten oder jede Viertelstunde ein Bild auf Ihrer Webseite ablegt, wird es für Ihre Besucher schon deutlich interessanter, regelmäßig vorbeizuschauen.

Seit einigen Tage beispielsweise hat IT Services J. Fleck zusammen mit dem Betreiber des Loipenportals “loipenpark.de” Wolfgang Kemmerzell eine neue Webcam für das Haus am Roten Moor eingerichtet. Die Besucherzahlen zeigen, das sich diese Anschaffung gelohnt hat. Die hochauflösende Cam sendet jede Stunde ein aktuelles Bild und damit kann jeder sehen, was gerade “los” ist. Vor allem interessant für den Winter und den Loipenbetrieb!

Link zur Webcam Loipenpark

Ein paar weitere, eindrucksvolle Beispiele:

Webcam Bauer Albert

Webcam Wasserkuppe von wetter.com