E-Mail Archivierung – Mailarchivierung

E-Mail Archivierung – Mailarchivierung

Die Mailarchivierung von geschäftlichen Mails ist bereits seit 2014 Pflicht.

Bis zum 31. Dezember 2016 gab es noch eine Schonfrist seitens der Finanzbehörden, diese Schonfrist ist seit Januar diesen Jahres vorbei!

 

Fakten zum Thema “E-Mail Archivierung”

  • Alle Mails, die für die Finanzbehörden relevant sein könnten, müssen archiviert werden, genau wie gedruckte Rechnungen oder Lieferscheine
  • Die archivierten Mails müssen unveränderbar und revisionssicher gesichert werden
  • Alle archivierten Mails dürfen erst nach 6-10 Jahren gelöscht werden können
  • Formgleichheit muss gewahrt werden, d.h., eine ausgedruckte Mail ist nicht “formgleich” mit der Mail im Postfach oder im Archiv
  • Das Mailarchiv muss zukunftssicher sein, die archivierten Mails müssen bis zum Ende der Aufbewahrungsfristen jederzeit sofort lesbar sein
  • Mitarbeiter eines Unternehmens dürfen keine privaten Mails über das Firmenkonto schicken. Der Unternehmer sollte das unbedingt schriftlich von seinen Angestellten und Mitarbeitern bestätigt haben!
  • Die Mails dürfen nicht planlos gesammelt werden. Es muss nachvollziehbar sein und dokumentiert werden, mit welchen technischen Maßnahmen und auf welchem Weg eine Mail ins Archiv gelangt ist und wie der Betreiber des Mailarchivs die Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben gewährleistet

FALSCHE Informationen

Da die Informationen zum Thema “Email Archivierung” noch relativ neu sind oder sich viele noch nicht ausführlich damit auseinandergesetzt haben, werden vor allem durch die Steuerberater oftmals unvollständige oder teilweise sogar falsche Informationen vermittelt.

  • FALSCH:
    Mails können auf einem USB Stick oder auf einer USB Festplatte oder einem sonstigen Speichermedium gesichert werden
  • FALSCH:
    Die Archivfunktion meines Mailprogrammes (Outlook, Thunderbird, LiveMail) sichert doch meine Mails!?
  • FALSCH:
    Rechnungen oder Lieferscheine kann man doch ausdrucken und abheften
  • FALSCH:
    Mails kann man doch als PDF irgendwo abspeichern
  • FALSCH:
    Unsere IT Abteilung sichert alle Festplatten jeden Tag, da sind auch unsere Mails enthalten und damit sind diese gesichert

FAZIT

Informieren Sie sich gründlich und umfassend um Sanktionen durch die Finanzbehörden zu verhindern. Lassen Sie sich kostenfrei von uns beraten und beschaffen Sie sich weitere umfassende Informationen aus kompetenten Quellen.

 

 

 

 

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