E-Mail Archivierung ab sofort Pflicht

Ab dem 1. Januar 2017 gelten für den geschäftlichen E-Mail Verkehr die “Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” (GoBD. Das Schreiben des BMF finden Sie hier verlinkt) in verschärfter Form.

Die seit 2014 gültigen Grundsätze werden ab diesem Jahr von den Finanzbehörden ohne weitere Schonfristen durchgesetzt und beinhalten damit auch in vollem Umfang die E-Mail Archivierung.

 

Was heißt das für Sie als Unternehmer konkret?

  • Alle Mails, die geschäftsrelevant sind, müssen genau wie “gedruckter” Schriftverkehr archiviert werden
  • Die archivierten Mails müssen unveränderbar abgespeichert werden (revisionssicher). Einmal im Archiv gespeicherte Mails dürfen erst nach Ablauf der Archivierungsfristen gelöscht werden können.
  • Die Verarbeitung der einzelnen Geschäftsvorfälle muss nachvollziehbar sein. Wie die Mails in das Archiv gelangt sind, wer sie archiviert hat und wer Zugriffsrechte hat, muss nachvollziehbar und prüfbar sein.
  • Die geschäftsrelevanten Mails dürfen nicht planlos gesammelt werden. Es ist also nicht im Sinne der GoBD, das der Benutzer entscheidet, welche Mails relevant für einen Geschäftsvorfall sind und welche nicht. Man geht aktuell davon aus, das aus diesem Grund nur eine vollständige Archivierung absolut rechtssicher ist (Werbung, Spam- oder Junk-Mails natürlich ausgeschlossen)
  • Die Aufbewahrungsfristen entsprechen denen von gedruckten Dokumenten (also zwischen 6 und 10 Jahren)
  • Nach Randnotiz 119 der GoBD muss Formgleichheit gewahrt sein. Eine angehängte PDF Rechnung auszudrucken und in Papierform zu archivieren ist also nicht formgleich und damit nicht gesetzeskonform archiviert.
  • Das Archiv muss zukunftssicher sein. Es muss gewährleistet sein, das die gesicherten Mails auch noch am Ende der Archivierungsfrist gelesen werden können
  • Sie müssen Ihren Mitarbeitern schriftlich vor Beginn der Archivierung die Nutzung für private Zwecke untersagen

 

Falsche Informationen!

Leider bekommen viele unserer Kunden von ihrem Steuerberater oder von anderer Stelle zu diesem Thema völlig falsche Informationen. Eine E-Mail Archivierung auf einen USB Stick oder eine externe Festplatte erfüllte aus folgenden Gründen garantiert nicht die gesetzlichen Vorgaben:

  • Auf einem Stick oder auf einer USB Festplatte gespeicherte Mails oder deren Anhänge sind nicht manipulationssicher oder revisionssicher gespeichert. Es lassen sich keine Zugriffsrechte konfigurieren.
  • Ein USB Stick oder eine Festplatte ist kein zuverlässiges Backup MediumE-Mail Archivierung Mailarchivierung Mailarchiv GoBD.
  • Eine Archivierung auf dem PC, der die Mails enthält, ist absolut unsicher, da Festplatten jederzeit ausfallen können. Der PC kann außerdem gestohlen werden, es kann ein Wasser- oder Brandschaden eintreten.
    (Im GoBD heißt es hierzu sinngemäß: “…das eingesetzte Datenverarbeitungssystem muss gegen Verlust und gegen unerlaubte Eingaben oder Manipulationen geschützt sein. Ist das nicht gegeben, so wird die Buchführung als formell nicht mehr ordnungsgemäß bezeichnet!)
  • Ein Prüfer der Finanzbehörden muss sofortigen Zugriff haben. Er wird sich keine Software installieren oder Programme zum Entpacken. Die Folge: er betrachtet die E-Mail als nicht vorhanden und schätzt bestenfalls Ihre Steuer oder verhängt ggf. natürlich auch Bußgelder.
  • Die Archivfunktionen von verschiedenen E-Mail Programmen haben rein gar nichts mit oben genannten Archivierungen zu tun. Hier werden lediglich Mails in andere Ordner verschoben!

Nach intensiven Recherchen und einer Vielzahl von Gesprächen mit verschiedenen Dienstleistern/Anbietern von Archivierungslösungen haben wir für unsere Kunden einige Lösungen für verschiedene Anforderugen ausgewählt.

Die Produkte, die wir anbieten, erfüllen alle Anforderungen an eine revisionssichere, gesetzeskonforme und zukunftssichere E-Mail Archivierung!

 

 

Kommentare sind deaktiviert.